Privacy Policy

Privacy Policy

Gruppovis S.p.A., con sede legale in Via Edvard Hagerup Grieg n. 49, 21047 Saronno (VA), in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 4 e 28 del decreto legislativo 30 Giugno 2003, n. 196, c.d. “Codice della privacy” (di seguito anche “Codice”) così come modificato dal D. Lgs. 101/2018, del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (di seguito, “Regolamento” o “GDPR”) informa, ai sensi dell’art. 13 del Codice e 13 del Regolamento, che procederà al trattamento dei dati personali con le modalità esposte nel presente documento.

1. Oggetto del tracciamento

I dati trattati sono:

Dati anagrafici (Nome, cognome) e informazioni di contatto quali numero di telefono, indirizzo e-mail.
I dati personali verranno trattati esclusivamente per la fornitura del servizio così come richiesto dal cliente e per tutte le attività a ciò strumentali, incluse le finalità di instaurazione e gestione dei rapporti contrattuali di qualunque tipo, così come definite dalla normativa di settore. Il conferimento dei dati richiesti è obbligatorio in quanto necessario per espletare il servizio e l'eventuale rifiuto a fornire tali dati potrebbe comportare il mancato perfezionamento o mantenimento del rapporto contrattuale; il trattamento sarà effettuato sia con modalità manuali sia mediante l’uso di procedure informatiche; i dati non saranno oggetto di diffusione.

1.1. Categorie particolari di dati

Qualora, per l’esecuzione del rapporto o per ulteriori necessità, si rendesse necessario acquisire dati di natura particolare, compresi quelli relativi allo stato di salute (a titolo esemplificativo: dati relativi a disabilità o invalidità dell’interessato, finalizzati all’ottenimento di agevolazioni fiscali o all’installazione di particolari accessori di ausilio su autoveicoli), verrà acquisito apposito consenso, salvo che non sia prevista altra idonea base giuridica (quale, da esempio, l’adempimento di obblighi di legge). In ogni caso, verrà data adeguata informativa in merito a tale ulteriore trattamento di dati.

1.2. Firma grafometrica

Nelle sedi di Gruppovis Spa, al fine sviluppare un sistema di archiviazione documentale più ordinato e tecnologicamente avanzato, è stato implementato un sistema di acquisizione delle sottoscrizioni di contratti e modulistica tramite un sistema di “Firma grafometrica”. Non si tratta di una particolare categoria di dato personale, ma di una tecnologia utilizzata per raccogliere la sottoscrizione in modalità differenti da quelle tradizionali. L’utilizzo della firma grafometrica viene effettuato nel rispetto dei diritti degli interessati ed in conformità alle disposizioni applicabili relativamente al trattamento di dati biometrici, come disposto nell’Allegato A al Provvedimento n. 513 del 12 novembre 2014 del Garante per la Protezione dei Dati Personali.

1.3. Trattamento di immagini acquisite mediante sistema di videosorveglianza

Nelle sedi operative di Gruppovis sono presenti sistemi di videosorveglianza, finalizzati alla tutela del patrimonio aziendale (sedi, arredi, beni mobili ivi presenti, autoveicoli). L’accesso al sistema ed alle eventuali registrazioni è di esclusiva competenza del Titolare. E’ prevista la cancellazione dei dati entro 24 ore (oltre a eventuali giorni festivi). Il Trattamento è effettuato nel rispetto dei diritti degli interessati, secondo i criteri previsti dal Provvedimento del 8 Aprile 2010 del Garante per la Protezione dei Dati Personali, dopo aver effettuato apposita DPIA (Valutazione sulla Protezione dei Dati Personali) con esito favorevole.

2. Finalità del trattamento

Il trattamento dei dati verrà effettuato, prevalentemente, per permettere lo svolgimento delle attività connesse all’instaurazione e alla gestione del servizio richiesto al Titolare. Gli stessi dati verranno trattati in modo lecito, secondo correttezza e con la massima riservatezza, principalmente con strumenti elettronici e informatici e memorizzati sia su supporti informatici che su supporti cartacei che su ogni altro tipo di supporto idoneo, nel rispetto di adeguate misure tecniche ed organizzative, così come previste dal Codice e dal Regolamento. Qualora il trattamento di dati personali dovesse essere effettuato per altre finalità, verrà identificata un’adeguata base giuridica (consenso degli interessati, legittimo interesse, adempimenti di obblighi di legge o altro) e ne verrà resa agli interessati idonea informativa.

Il trattamento di dati personali ordinari può essere finalizzato altresì al perseguimento di legittimi interessi del titolare del trattamento o di terzi, laddove previamente autorizzato, nonché il perseguimento del legittimo interesse dell’interessato medesimo a ricevere informazioni inerenti i prodotti e servizi offerti dalla nostra Società.

Nello specifico, la raccolta ed il trattamento dei dati personali possono essere effettuati:

  1. per informare in merito ai nostri autoveicoli, ai nostri servizi nonché alle condizioni contrattuali per aderirvi;
  2. per l'elaborazione dei dati e la gestione dei contratti stipulati, dei preventivi redatti, delle scadenze connesse e conseguenti;
  3. per l’espletamento dei servizi e la fatturazione delle prestazioni;
  4. per l'adempimento degli obblighi legali e contrattuali connessi al rapporto in essere

3. Modalità del trattamento, durata del trattamento

Il trattamento dei dati personali è effettuato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 Codice Privacy e all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.

  1. non oltre 10 anni dalla conclusione del contratto;
  2. non oltre 2 anni dalla richiesta di informazioni

In caso di consenso al trattamento per invio di informazioni commerciali, l’email che verrà inserita nella lista di invio sarà utilizzata per le finalità suddette fino alla cancellazione da parte dell’utente e comunque non oltre 5 anni dall’invio dell’ultima email contenente informazioni commerciali.

Il trattamento e la conservazione dei dati verranno effettuati con l’ausilio di mezzi e strumenti informatici automatizzati e/o cartacei, tali da permetterle l’accesso ai Suoi dati personali in ns. possesso, secondo le modalità più idonee a garantirne l’integrità, l’aggiornamento, la sicurezza e la riservatezza, proteggendoli altresì da trattamenti non autorizzati e/o illeciti nonché dalla perdita, distruzione o dal danneggiamento accidentale. Fatte salve le comunicazioni che vengano effettuate in ottemperanza ad obblighi di legge, i dati potranno essere comunicati a soggetti esterni che svolgono specifici incarichi per conto della scrivente previo loro espresso impegno alla tutela dei Suoi dati personali in conformità alle disposizioni della presente Informativa ed alle norme sul Responsabile del trattamento di cui agli artt. 28 e seguenti del Regolamento UE 679/2016, nonché alle ulteriori norme di legge applicabili.

4. Durata del trattamento

Il trattamento dei dati avrà luogo per tutta la durata dei rapporti instaurati tra le parti e, successivamente alla conclusione del rapporto/contratto in essere, per ulteriori 10 anni, per ottemperare agli adempimenti di legge di natura civilistica e fiscale applicabili al rapporto in essere, nonché ad ogni altro adempimento/obbligo di legge cui è tenuto il Titolare.

Nel caso di mancata conclusione del contratto (ad esempio: dati necessari alla richiesta di preventivi, dati necessari per rendere informazioni commerciali agli interessati), i dati verranno cancellati su semplice richiesta degli interessati esercitabile in ogni momento, o in ogni caso verranno cancellati dopo 2 anni dall’ultimo contatto attivo avuto con l’interessato.

5. Conferimento dei dati

Il conferimento dei Dati è obbligatorio per la conclusione del contratto e/o per la sua esecuzione, o per la prestazione dei servizi richiesti dall’interessato.

Il rifiuto di fornire i Dati richiesti potrebbe non consentire, pertanto, di instaurare il rapporto contrattuale e/o di adempiere alle conseguenti obbligazioni.

6. Accesso ai dati: titolare, soggetti autorizzati, responsabili esterni

Il titolare del trattamento dei dati è GRUPPOVIS SPA, con sede in Saronno (VA), Via H Grieg 49, Telephone: +39 02 96309511, E-mail: privacy@gruppovis.it .

Eventuali Responsabili esterni del trattamento potranno essere nominati, ai sensi dell’art. 28 GDPR, all’atto del conferimento da parte del Titolare di incarichi esterni per lo svolgimento dei quali è necessario condividere i Suoi dati, tra coloro che presentino garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del Regolamento e garantisca la tutela dei diritti dell’interessato e previa sottoscrizione da parte del Responsabile di apposito contratto/addendum all’incarico professionale contenente i requisiti e le specifiche del trattamento stesso.

L’accesso al trattamento dei dati personali è effettuato dal Titolare, da soggetti interni all’organizzazione appositamente incaricati dal Titolare ( ex art. 4 n. 10 GDPR ed art. 29 GDPR).

 Il titolare potrà fornire l’accesso ai dati personali ai seguenti soggetti (per finalità di adempimento degli obblighi connessi al rapporto instaurato o per finalità di sicurezza di conservazione dei dati):

  1. a dipendenti e collaboratori del Titolare nella loro qualità di persone autorizzate e/o DPO e/o amministratori di sistema, tutti formalmente nominati o incaricati;
  2. a società esterne per finalità di comunicazione e marketing solo previo consenso esplicito da parte dell’interessato
  3. a collaboratori esterni o società esterne per l’esecuzione dell’incarico (Es. attivazioni garanzie)

6.1. Titolarità del trattamento FORD e MAZDA

La società GRUPPOVIS S.p.A., in qualità di concessionaria per le case automobilistiche FORD e MAZDA (c.d. “Case Madri”), può raccogliere dati personali dagli interessati anche a favore delle medesime Case Madri, nel caso in cui gli interessati richiedano preventivi, informazioni o comunque diano avvio a rapporti pre-contrattuali con GRUPPOVIS relativamente a veicoli prodotti e commercializzati da esse. In tal caso, i dati vengono acquisiti e trattati da GRUPPOVIS e dalle Case Madri in maniera completamente autonoma, assumendo la qualifica di autonomi titolari del trattamento. Gli interessati possono consultare le informative sul trattamento dei dati personali direttamente sui siti web: https://www.ford.it/informazioni-utili/termini-e-privacy#PrivacyPolicies   e www.mazda.it/privacy

6.2 Dati trattati da Gruppovis quale Ford Partner

In particolare. per quanto riguarda il trattamento di dati personali effettuato al fine di dare esecuzione a rapporti pre-contrattuali e contrattuali riferiti a veicoli FORD, il Titolare del Trattamento GRUPPOVIS S.p.A. informa gli interessati che, in unione alla presente privacy policy che comunque rimane valida ed efficace, ulteriore informativa all’interessato è fornita anche all’indirizzo web: https://www.fordgruppovis.it/privacy-ford-partner  

7.Comunicazione dei dati

Il Titolare potrà comunicare i dati per le finalità di cui all’art. 2 a Organismi di vigilanza, Autorità giudiziarie nonché a tutti gli altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità previste dalla legge.

Nello svolgimento delle attività contrattuali riferibili alla vendita, noleggio, manutenzione degli autoveicoli, alcuni dati personali potranno essere inseriti anche negli archivi delle “Case Madri” automobilistiche (quali ad esempi Ford Italia, Mazda Italia). In tale ambito, ogni Casa Madre è qualificata come autonomo titolare del trattamento; pertanto, verrà fornita all’interessato apposita informativa sul trattamento dei dati personali effettuato dalla Casa Madre.

8. Conservazione e Trasferimento dati

La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà su supporti cartacei, sistemi informatici collocati presso la sede del Titolare, nonché su server ubicati nel territorio dell’Unione Europea del Titolare e/o di società terze nominate amministratori di sistema o manutentori, previa verifica dei requisiti tecnico-organizzativi idonei. I dati non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare l’ubicazione dei server altri Paesi dell’Unione Europea e/o Paesi extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea. I dati saranno oggetto di trasferimento solo in caso di acquisizione o cessione di azienda o ramo d’azienda e comunque previo invio di nuova informativa all’utente.

9. Diritti dell’interessato

Il cliente nella sua qualità di interessato, ha i diritti di cui all’art. 7 Codice Privacy e art. 15 del Regolamento e precisamente:

  1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
  2. L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione:
  3. a) dell'origine dei dati personali;
  4. b) delle finalità e modalità del trattamento;
  5. c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
  6. d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante;
  7. e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
  8. L'interessato ha diritto di ottenere:
  9. a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
  10. b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
  11. c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
  12. L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
  13. a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
  14. b) al trattamento di dati personali che lo riguardano per il perseguimento di finalità non contemplate dall’art. 2. Ove applicabili, l’interessato ha altresì i diritti di cui agli artt. 16-21 GDPR (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante.

10. Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO)

Gruppovis S.p.a. ha provveduto alla designazione di un RPD/DPO ex art. 37 comma 5 del GDPR, nella società LM Team Srl, in persona dell'Avv. Marco Longoni, di cui si indicano ai sensi dell'art. 37 comma 7 del GDPR i dati di contatto:

Indirizzo Email: dpo@gruppovis.it

Indirizzo Email Personale: avv.marcolongoni@gmail.com

Posta Elettronica Certificata: marco.longoni@lecco.pecavvocati.it

Tel./Fax: +39 0341.1918030 - +39 0341.263081

11. Modalità di esercizio dei diritti

I diritti dell’interessato possono essere esercitati nelle seguenti modalità:

  • Invio di raccomandata a.r. indirizzata a Gruppovis S.p.A., Via Edvard Hagerup Grieg, 49 – 21047 Saronno (VA)  
  • E-mail all’indirizzo: privacy@gruppovis.it

In caso di contestazioni, potrà essere rivolto reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali accedendo al sito web www.garanteprivacy.it

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